İşleminiz Devam Ediyor.
Lütfen Bekleyiniz...

EBYS Hizmetleri

  • 17 Mayıs 2021
  • 163
Üniversitemizde kullanılmakta olan elektronik belge yönetim sistemindeki tüm süreçlerin yürütülmesi, sisteme yeni evrak ve iş akışı dahil edilmesi, mevcut iş akışları üzerindeki güncelleştirmeler, e-imza, e-mühür gibi süreçlerin takibi ve sisteme entegre edilmesi ve dijital arşiv gibi faaliyetleri gerçekleştiren ofisimizdir. Temel amacı üniversite içerisindeki tüm evrak trafiğini uygun iş akışları ile sisteme entegre edebilmektir.
 

EBYS KULLANICI İŞLEMLERİ

EBYS Üniversitemizdeki tüm akademik ve İdari personel tarafından kullanıldığı için kuruma yeni başlayan tüm personellerin kullanıcı bilgileri oluşturulur. Oluşturulan kullanıcı bilgileri (Kullanıcı ismi ve şifresi) ilgili personele mail yoluyla iletilmektedir.
 

EBYS KULLANIM SÖZLEŞMESİ VE TUTANAĞI

EBYS kullanıcı yetkisi açılan her personele anlık olarak sistem üzerinden gönderilen dijital bir sözleşme ve tutanaktır. EBYS kullanımlarında dikkat edilmesi gereken hususlar ve sorumlulukların belirtildiği ayrıca hukuki süreçlerin aktarıldığı bir sözleşme olup, kullanıcı dijital ortamda ilgili sözleşmeyi onaylama veya reddetme hakkına sahiptir.
 

E-İMZA İŞLEMLERİ

Kurumda görevli tüm Akademisyenlere ve İdari personellere (belirli yetkiler kapsamındaki idari personeller için) bedelsiz olarak verilen e-imza süreci, personelin EBYS üzerinden doldurup onaya sundukları e-imza Başvuru Formu ile başlar. İmza onayı verilen formların EBYS Ofisine gelmesinden sonra personel EBYS ofisine gelerek ıslak imza ile doldurması gereken formları imzalayıp e-imzasını teslim alabilir.
 

E-YAZIŞMA PAKETİ  (EYP 2.0) ÇALIŞMALARI

Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi tarafından başlatılan proje ile resmi yazıdaki bilgi ve bileşenler, tanımlanmış kurallara uygun, tek bir elektronik dosya halinde bir araya getirildi. EYP 2.0 ile belgeler artık Elektronik Belge Yönetim Sistemleri arasında bütünlüğü sağlanarak ve en üst seviye güvenlik önlemleri uygulanarak aktarılıyor. EYP 2.0 Projesi ile birlikte pek çok yenilik ve kazanım hayata geçti. EYP 2.0 çalışmaları ve gerekli tüm entegre/sürüm güncellemeleri EBYS Ofisi tarafından yapılmaktadır.
 

E-MÜHÜR VE KURUMSAL ŞİFRELEME İŞLEMLERİ

EYP 2.0 çalışmaları ile birlikte aynı çatı altında bulunan E-Mühür ve Kurumsal Şifreleme işlemleri başvuru ve kontrol süreçleri ofisimizce yapılmaktadır.
 

DETSİS ENTEGRESİ

Üniversitemizde yeni açılan/kapatılan birim kodlarının DETSİS üzerinden alınması işlemleri yapılır. Yapılan entegre ile Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi tarafından anlık olarak yapılan birim ekleme çıkarma işlemlerinin kurumumuz yazışmalarına yansıması sağlanır.
 

KAYITLI ELEKTRONİK POSTA (KEP) ENTEGRESİ

KEP üzerinden gelen tüm evraklar belirlenen KEP sorumluları tarafından EBYS üzerinden sisteme dahil edilerek, evrak süreçleri başlatılmış olur. İmzalanan evrakların Kayıtlı Elektronik Posta entegresi ile sistem üzerinden gönderilmesi ve kabul edilmesi sağlanmaktadır. Hem kargo maliyetinden tasarruf sağlanmış olmakta hem de ölçülebilir bir veri bütünlüğü elde edilmektedir. Kuruma ait bir adet kep adresi bulunmakta olup 1’i Sistem Yöneticisi olmak üzere 3 Kep sorumlusu tarafından kontrol edilmektedir.
 

PROJELERİMİZ

  1. Dijital Arşiv Çalışmaları
  2. Yeşil Ofis Çalışmaları